Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN EPIK CONCEPTS B.V.

Versie 1.1 april 2023

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

EPIK Concepts B.V.: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid EPIK Concepts B.V., gevestigd in Apeldoorn en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [kvk-nummer];

deelnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die deelneemt aan een reis of event georganiseerd door EPIK Concepts B.V.;

event: een reis of tourrit georganiseerd door EPIK Concepts B.V.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen EPIK Concepts B.V. en de deelnemer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3. Definitieve deelname

Deelname aan een event is pas definitief na voldoen van de aanbetalingsfactuur binnen de betalingstermijn zoals vermeld op de factuur. EPIK Concepts B.V. behoudt zich het recht voor om bij niet tijdige betaling de deelnemer uit te sluiten van deelname aan het event.

4. Annulering van evenementen

De Organisator behoudt zich het recht voor om een reis of tourrit te annuleren bij onvoldoende aanmeldingen tot uiterlijk vier weken voor aanvang van het evenement. In geval van annulering zal de Organisator alle reeds betaalde deelnemersgelden restitueren aan de deelnemers. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade of kosten die de deelnemer als gevolg van de annulering heeft geleden.

5. Annulering door deelnemer

De deelnemer heeft het recht om deelname aan het event te annuleren. Annulering dient schriftelijk te geschieden per e-mail aan EPIK Concepts B.V. De deelnemer kan tot 20 weken voor aanvang van het event kosteloos annuleren. Bij annulering tot 4 weken voor aanvang van het event is de deelnemer een bedrag van €750 ex btw verschuldigd. Bij annulering binnen 8 weken voor aanvang van het event is de deelnemer het volledige bedrag verschuldigd.

6. Wijziging van het programma

EPIK Concepts B.V. behoudt zich het recht voor om het programma of het schema van een reis of event te wijzigen om redenen van overmacht of onvoorziene omstandigheden, zoals maar niet beperkt tot weersomstandigheden, technische problemen, veiligheidsredenen of andere onvoorziene gebeurtenissen. In geval van wijziging zal EPIK Concepts B.V. zich inspannen om een passend alternatief aan te bieden, maar kan niet garanderen dat het oorspronkelijke programma volledig kan worden uitgevoerd. De deelnemer stemt ermee in dat wijzigingen in het programma of schema geen recht geven op restitutie van deelnemersgelden of enige vorm van compensatie, tenzij anders overeengekomen tussen de deelnemer en EPIK Concepts B.V.

7. Medewerking deelnemers

De deelnemer dient zich te houden aan eventuele instructies of aanwijzingen van EPIK Concepts B.V. met betrekking tot het gewijzigde programma of schema. De deelnemer stemt ermee in om de nodige medewerking te verlenen om een soepele uitvoering van het gewijzigde programma mogelijk te maken. Eventuele kosten die voortvloeien uit de gewijzigde planning, zoals maar niet beperkt tot extra reis- of verblijfskosten, zijn voor rekening van de deelnemer, tenzij anders overeengekomen tussen de deelnemer en EPIK Concepts B.V.

8. Risico's en verantwoordelijkheid

Deelname aan de reizen en tourritten georganiseerd door EPIK Concepts B.V. is geheel op eigen risico van de deelnemer. EPIK Concepts B.V. is niet verantwoordelijk voor enige schade aan auto's, personen of eigendommen van de deelnemers, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid van EPIK Concepts B.V. De deelnemer is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen auto en dient ervoor te zorgen dat deze voldoende verzekerd is voor deelname aan de reizen en tourritten.

9. Circuitdeelname

Indien een onderdeel van de reis of tourrit plaatsvindt op een circuit, dient de deelnemer zich te houden aan de geldende regels en voorschriften van het circuit. Eventuele schade aan de auto van de deelnemer, of de auto die aan de deelnemer beschikbaar is gesteld, tijdens de circuitdeelname is voor rekening van de deelnemer en wordt niet gedekt door EPIK Concepts B.V. of enige verzekering afgesloten door EPIK Concepts B.V.

10. Aansprakelijkheid

EPIK Concepts B.V. is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade, letsel, verlies of diefstal van eigendommen van de deelnemer tijdens de reis of tourrit, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid van EPIK Concepts B.V. De deelnemer vrijwaart EPIK Concepts B.V. van aansprakelijkheid voor enige vorm van schade, letsel, verlies of diefstal van eigendommen van de deelnemer of derden tijdens de reis of tourrit.

11. Communicatie over wijzigingen

EPIK Concepts B.V. zal zich inspannen om de deelnemers zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in het programma of schema via de door de deelnemer verstrekte contactgegevens. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer om regelmatig de communicatiekanalen van EPIK Concepts B.V. te controleren voor updates en wijzigingen met betrekking tot het event.

12. Geschillen

Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten tussen de deelnemer en EPIK Concepts B.V. is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin EPIK Concepts B.V. is gevestigd.

13. Privacy

EPIK Concepts B.V. verwerkt persoonsgegevens van deelnemers in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. EPIK Concepts B.V. verstrekt geen persoonsgegevens aan derden zonder toestemming van de deelnemer, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of op grond van een wettelijke verplichting.

14. Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de reizen en tourritten georganiseerd door EPIK Concepts B.V., inclusief maar niet beperkt tot teksten, afbeeldingen, foto's, video's en ontwerpen, berusten bij EPIK Concepts B.V. Het is de deelnemer niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van EPIK Concepts B.V. enige informatie of materiaal verkregen uit of via de reizen en tourritten georganiseerd door EPIK Concepts B.V. openbaar te maken, te verveelvoudigen of te gebruiken op welke wijze dan ook.

15. Beeldmateriaal

Tijdens de events kunnen er foto's en video's worden gemaakt door EPIK Concepts B.V. en/of derden, met als doel deze te gebruiken voor marketing en promotionele doeleinden. Door deel te nemen aan de events geeft de deelnemer toestemming aan EPIK Concepts B.V. om deze foto's en video's te gebruiken voor marketingdoeleinden, zonder dat hiervoor een vergoeding verschuldigd is.

Indien de deelnemer bezwaar heeft tegen het gebruik van zijn/haar beeltenis in foto's en video's, dient de deelnemer dit voorafgaand aan het event schriftelijk kenbaar te maken aan EPIK Concepts B.V. EPIK Concepts B.V. zal in dat geval haar best doen om het gebruik van deze foto's en video's te beperken, maar kan niet garanderen dat de betreffende beelden in zijn geheel niet gebruikt zullen worden.

16. Overmacht

EPIK Concepts B.V. is niet aansprakelijk voor enige vertraging, schade of kosten die voortvloeien uit gebeurtenissen of omstandigheden die buiten de macht van EPIK Concepts B.V. liggen, zoals maar niet beperkt tot oorlog, stakingen, pandemieën, natuurrampen, technische problemen of andere onvoorziene gebeurtenissen.

17. Wijzigingen

EPIK Concepts B.V. behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen zullen worden gepubliceerd op de website van EPIK Concepts B.V. en zijn van kracht vanaf het moment van publicatie.

18. Slotbepaling

Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een nieuwe bepaling overeen te komen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht worden genomen.